Введение
Все волонтеры ОО «ЭХО» должны изучить правила внутреннего распорядка, действующего на момент работы волонтеров в данной организации. Копия этих руководств должна быть вручена каждому волонтеру с уведомлением о получении при найме. Все изменения и дополнения, внесенные в эти руководства, должны быть доведены до сведения волонтеров.
1. Поиск волонтеров
1.1 После принятия решения, для чего необходимы волонтеры и что каждый из них будет делать, необходимо опросить сотрудников о целесообразности набора волонтеров. Поиск волонтеров может быть начат только после определения нужд организации в них.
1.2 Объявление должно быть опубликовано с указанием требований, предъявляемых к волонтерам (в зависимости от вида работ, к которому вы планируете их привлечь), а также возможностей, которые будут доступны для них (улучшение языковых навыков, интересные проекты, приобретение новых друзей и знаний, ознакомление с процедурами и деятельностью организации, и т.д.). Объявление должно включать дату и время, когда они смогут принять участие на встрече, презентующей саму организацию и в том числе волонтерскую компоненту.
1.3 В дополнение, работающие волонтеры могут пригласить потенциальных волонтеров. Также поощряется организация и проведение общественных мероприятий различного содержания с целью привлечения волонтеров.
2. Собеседование и набор волонтеров
2.1 После определения потенциальных волонтеров, необходимо провести собеседование с каждым из них. С этой целью рекомендуется назначить им время и запросить их резюме.
Следующие вопросы являются стандартными для данного вида собеседований:
• Как вы узнали о возможности поработать волонтером в нашем офисе?
• Каковы ваши ожидания от работы волонтером?
• Почему вы хотите работать волонтером?
• Как вы думаете, каким образом вы могли бы быть полезным нашей организации?
• Какого рода деятельность больше всего вам интересна?
• Имеете ли вы опыт работы волонтером?
• Предпочитаете ли вы работать индивидуально или в команде?
• Какие часы работы наиболее удобны для вас?
2.2. Необходимо рассказать об ожиданиях самой организации, и обсудить в какой мере эти ожидания совпадают с ожиданиями волонтера. Это поможет избежать недоразумений в будущем.
2.3 Решение о найме волонтера должно быть принято капитаном волонтерской команды (если капитана нет, то решение принимается сотрудниками организации), при условии, что сотрудник, который будет супервайзером (руководителем) этого волонтера дает свое согласие на набор, основываясь на результатах собеседования. Критерии отбора зависят от особенностей ожидаемой от волонтера деятельности.
3. Перечень обязанностей, график работы и ответственный руководитель
3.1. С каждым волонтером должен быть заключен контракт, который не рассматривается как трудовое соглашение. После подписания контракта, волонтеру должна быть предоставлена его копия.
3.2. Рекомендуется составить четкий план работы волонтера, нацеленный на эффективность занятости волонтера. Этот план должен быть упомянут в заключенном между волонтером и организацией контракте.
3.3. Рекомендуемая длительность работы должна составлять не более 4-х часов в день для несовершеннолетних волонтеров и не более 8-и часов в день – для совершеннолетних.
3.4. В контракте должен быть указан непосредственный ответственный руководитель волонтера из числа сотрудников Организации, который будет координировать работу волонтера, и обеспечивать его занятость. Он (она) будет обучать волонтера в случаях необходимости.
4. Испытательный срок для новых волонтеров
4.1. Все новые волонтеры должны пройти испытательный срок длительностью не более одного месяца. Контракт может быть прекращен одной из сторон в течение испытательного срока по той или иной причине, но после предварительного предупреждения о расторжении контракта за недельный срок.
5. Ознакомительная сессия
5.1. Рекомендуется провести для волонтера ознакомительную сессию: необходимо его/ее познакомить с сотрудниками организации, а также ознакомить с теми или иными правилами пользования офисным оборудованием и внутренними организационными процедурами.
6. Координация работы волонтеров
Супервайзер или капитан волонтеров должен координировать работу волонтеров.
6.1 Супервайзер или капитан волонтеров должен поддерживать постоянную связь с волонтерами, давать консультации и инструкции относительно вопросов, относящихся к работе, и проверять результаты (совместно с непосредственным руководителем). Капитан волонтеров должен быть полностью ответственен за выполнение работы вместе с самим исполнителем.
6.2. Рабочие встречи волонтеров должны проводиться с целью обмена мнениями о деятельности волонтеров в целом и с обсуждением текущих вопросов, а также должны способствовать улучшению командного духа. Они могут проводиться один раз в неделю или по мере необходимости.
6.3. Существуют определенные правила предоставления отчетов для волонтеров. В конце каждого месяца волонтеров должен сдавать отчет о проделанной работе супервайзеру или капитану волонтеров, с целью оценки его деятельности. Этот отчет должен быть внесен в дело волонтера, в котором должны храниться также его резюме и контактные данные.
7. Вознаграждение волонтеров
7.1. Работа команды волонтеров не менее важна и ценна для организации, чем оплачиваемый труд сотрудников. Поэтому, рекомендуется напоминать, что волонтерская работа очень полезна в рамках деятельности всей организации, и выработать отношение, что успехи организации являются и заслугами волонтеров. Это мотивирует волонтера. Наделение волонтера более ответственной работой тоже может рассматриваться как поощрение. Но, в этом случае, следует быть очень внимательным и помнить о способностях и ограничениях в компетентности волонтера, которому поручили такую работу.
Рекомендуется организовать следующее: Поздравление волонтеров с Днем Волонтеров 5 декабря, ежегодно Приглашение волонтеров на неофициальные встречи сотрудников организации Содействие в участии в тренингах, семинарах, рабочих и иного рода встречах сотрудников организации.